Fiche individuelle de police en hébergement : obligations, cadre légal et simplification
Jean-Philippe
Chaque année, des milliers de propriétaires de gîtes et de meublés accueillent des voyageurs venus de l'étranger. Pourtant, une formalité légale reste méconnue : la fiche individuelle de police. Voici l'essentiel pour être en règle, sans compliquer l'arrivée de vos voyageurs.
Ce que dit la loi
La fiche individuelle de police est prévue par l'article R. 814-1 du Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile (CESEDA). Elle sert à la prévention des atteintes à l'ordre public et à la surveillance du territoire.
Tous les hébergements touristiques sont concernés :
meublés de tourisme, classés ou non ;
gîtes ruraux et citadins ;
chambres d'hôtes ;
hôtels et résidences de tourisme ;
campings et hébergements insolites.
Seule la location de locaux nus (location vide) n'est pas concernée.
Qui doit la remplir, et que contient-elle ?
Elle concerne tous les voyageurs qui n'ont pas la nationalité française, y compris les Européens. Ils la remplissent et la signent à leur arrivée. Les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche d'un adulte qui les accompagne.
La fiche contient uniquement :
nom et prénoms ;
date et lieu de naissance ;
nationalité ;
domicile habituel ;
numéro de téléphone portable et adresse e-mail ;
date d'arrivée et date de départ prévue ;
signature, manuscrite ou électronique.
Pas de copie de la pièce d'identité. La loi vous demande de faire remplir et signer la fiche, pas de photocopier ni de scanner le passeport ou la carte d'identité. Conserver une telle copie sans nécessité pose problème au regard du RGPD. Vérifiez la pièce d'identité à l'arrivée, sans la garder.
Combien de temps la garder ?
La fiche se conserve pendant six mois, puis elle doit être détruite de façon sûre : passée au broyeur si elle est sur papier, supprimée définitivement si elle est numérique.
Vous n'avez rien à envoyer à l'administration. La fiche reste sous votre responsabilité, et vous la remettez seulement si la police ou la gendarmerie vous la demande.
Passer au numérique, sans friction
Le formulaire papier et le stylo à l'arrivée, c'est de moins en moins pratique, surtout avec les arrivées autonomes (boîte à clés, serrure connectée). La fiche peut être remplie et signée en ligne, et c'est souvent plus simple pour tout le monde :
Remplie avant l'arrivée : un lien envoyé par message, que le voyageur ouvre sur son téléphone.
Dans la langue du voyageur : un formulaire traduit évite les erreurs et les incompréhensions.
Signée au doigt : la signature électronique est datée et le document ne peut plus être modifié sans que cela se voie.
Avec Elfee : la fiche de police en 2 minutes, et rien de stocké
Elfee intègre la fiche de police à votre espace propriétaire.
Avant l'arrivée, vous choisissez la langue de votre voyageur : Elfee prépare un message d'explication traduit, avec le lien du formulaire. Vous l'envoyez par WhatsApp, SMS, e-mail, ou dans la messagerie Airbnb ou Booking.
Le voyageur remplit sa fiche sur son téléphone, en français, anglais, allemand, néerlandais, espagnol, italien ou portugais. Chaque adulte signe au doigt, et les enfants de moins de 15 ans figurent sur la fiche d'un parent.
Vous recevez la fiche signée en PDF par e-mail, et votre voyageur aussi. Chaque fiche indique la date et l'heure de la signature, ainsi qu'une empreinte numérique qui prouve que rien n'a été modifié ensuite.
À l'arrivée, vous vérifiez les informations avec la pièce d'identité. Une erreur, ou une fiche oubliée ? Vous la refaites ensemble sur votre téléphone en deux minutes.
Elfee ne garde rien. La fiche est créée au moment de la signature, envoyée par e-mail, puis effacée de nos serveurs. Vous la conservez six mois dans votre messagerie, comme la loi le prévoit : aucune donnée de vos voyageurs ne reste en ligne.
La fiche de police est disponible dans le menu « Fiche de police » de votre espace Elfee.